Ce guide s'adresse aux utilisateurs de l'UT3 (hors IUTs)

Prérequis

  • Pour l'installation, la configuration ou l'utilisation du softphone à distance il faut être connecté à un des VPNs de l'UT3
    Contacter son Service Informatique de Proximité (SIP) si besoin
     
  • Pour un utilisateur de Windows ou de Linux Debian il est recommandé d'utiliser l'application Xivo-Desktop-Assistant du poste de travail (le client lourd)
    En effet, le client présente l'avantage de s'affranchir des mises à jour des navigateurs, tout en étant très simple d'utilisation
     
  • Pour les autres utilisateurs il est nécessaire de passer par l'application web Xivo depuis le navigateur Chrome

Installation de l'application Xivo-Desktop-Assistant sur le poste de travail

Installation du client
  • Pour les utilisateurs ayant accès à l'UT3-store
    • Installer le client Xivo-Desktop-Assistant (Sofphone 2021) depuis l'UT3-store
      L'UT3-store figure sur le bureau de son poste de travail
       
  • Pour les autres utilisateurs
Configuration du client

Une fois le client téléchargé puis installé, il reste à le configurer

Pour les utilisateurs de l'UT3-store ou de Windows :

  • Pas de configuration à effectuer, celle-ci est intégrée à l'installation

Pour les utilisateur de Linux Debian :
  • Lancer le client (cf. rubrique ci-dessous : "Connexion au softphone")
  • Puis sur la page d'accueil de xivo application :
    • Cliquer sur le menu «Clé» - «Paramètres»
      et paramétrer l'application comme suit :
  •  
    • Saisir l’adresse « softphone.univ-tlse3.fr » dans le champ «Serveur de l’application».
    • Cocher la case «UC Assistant»
    • Cocher la case «Sécurisé»
    • Cocher la case «Lancer au démarrage du système»
    • Cocher la case «Fermer dans la barre de notifications»
    • Appuyer sur le bouton «Enregistrer»

    config
    config

Connexion au softphone

Une fois le client téléchargé puis installé, il reste à le lancer :
 

  • En résumé
    • Cliquer sur l'icône installée sur votre bureau pour démarrer le softphone Xivo-Desktop-Assistant

    • Rentrer les identifiants de son compte numérique UT3 (de la forme abc1234a. Il s'agit des mêmes identifiants que pour l'intranet)
       

  • Pour plus de détails : CONSULTER LA VIDEO 


Utilisation du softphone

Cliquer sur le menu : pour accéder aux différents menus

NB : Un casque-micro est préférable aux hauts parleurs de l'ordinateur pour téléphoner dans de bonnes conditions en télétravail

Gestion d'appels : "Bureau" ou "Télétravail" ?

Cette option est UNIQUEMENT disponible pour les utilisateurs ayant demandé à disposer à la fois du softphone et du téléphone fixe.
Le softphone permet alors d'adapter la gestion des appels selon ses souhaits (menu "gestion des appels", mode TELEPHONE ou mode "CLIENT XIVO")
 

  • Au bureau : Mode "TELEPHONE"
    Je suis à l'université au bureau et souhaite utiliser mon téléphone professionnel fixe.
     
  • En télétravail : Mode "CLIENT XIVO" ou "NAVIGATEUR"
    Je suis en dehors de l'université, connecté(e) à un VPN et je souhaite utiliser mon ordinateur pour appeler et recevoir des appels.
    NB : Ce mode peut également être utiliser au bureau si souhaité.
 

Je dois passer d'un mode à l'autre quand ma localisation change, sans cela je ne recevrai pas mes appels
 

gestion_appels_2
gestion_appels_2

Gestion des appels sur l'application Xivo-Desktop-Assitant de l'ordinateur

gestion_appels
gestion_appels

Gestion des appels sur l'application web Xivo du navigateur

 
Emettre un appel

En résumé :
 

  • Je connais le numéro de téléphone de mon interlocuteur :
    Depuis le champ :
    recherche
    recherche
    • Saisir son numéro
    • Cliquer sur : pour lancer l'appel
       
  • Je ne connais pas le numéro de téléphone de mon interlocuteur UT3
    NB : La plupart des personnels UT3 ont leur numéro de téléphone déjà enregistré dans l'annuaire par défaut.
    Si cela n'est pas le cas, c'est que votre correspondant n’a pas renseigné son numéro dans mon dossier RH.
    Depuis le champ :
    recherche
    recherche
    • Taper le nom de son interlocuteur
      Son nom s'affiche*
    • Cliquer sur :
    • Puis cliquer sur  pour lancer l’appel
       
  • J'ai enregistré le numéro de mon interlocuteur dans mes favoris
    • Cliquer sur : 
      favoris
      favoris
      pour ouvrir les favoris
    • Sélectionner son interlocuteur
    • Cliquer sur :

Pour plus de détails : CONSULTEZ LA VIDEO
Renvoi d'appel

CONSULTEZ LA VIDEO

Gestion des contacts

Ce menu permet d'enregistrer les numéros de téléphone de ses interlocuteurs "non UT3" ou de ses interlocuteurs UT3 absents de l'annuaire par défaut
NB : La plupart des personnels UT3 ont leur numéro de téléphone déjà enregistré dans l'annuaire par défaut.
Si cela n'est pas le cas, c'est que votre correspondant n’a pas renseigné son numéro dans mon dossier RH.

Créer un contact
 

  • En résumé :
    • Cliquer surpuis renseigner les champs du contact
      NB : A la création du contact, le définir comme favoris en cochant : avant de l'enregistrer (via le bouton "confirmer")
      Cela permet d'accéder à l'ensemble de ses contacts depuis la page des favoris
       
  • Pour plus de détail : CONSULTER LA VIDEO
     

Modifier ou supprimer un contact
 

  • En résumé :
    • Effectuer la recherche de son contact
    • Se positionner sur le contact et cliquer sur
    • Modifier le contact puis "confirmer" ou supprimer le en cliquant sur l'icône
      corbeille
      corbeille
      puis "confirmer"
       
  • Pour plus de détails : CONSULTER LA VIDEO 
Définir ses contacts favoris

Ce menu permet d'enregistrer les numéros de téléphone de ses interlocuteurs privilégiés pour y accéder directement 

  • En résumé :
    • Rechercher le nom du contact que vous souhaitez mettre en favori
    • Cliquer sur pour choisir vos favoris
    • L’étoile confirme votre sélection
      NB : Vous pouvez annuler votre choix en cliquant à nouveau sur
       
  • Pour plus de précisions : CONSULTER LA VIDEO
Consulter sa messagerie

Cette option est réservée à ceux qui bénéficient du service "messagerie téléphonique"
NB : demander le service de messagerie téléphonique (via la rubrique : "Modification d'une ligne téléphonique existante")
 

  • En résumé :
    • Cliquer sur l'icône :  pour lancer l'appel
    • Positionner sa souris sur l'icône *98 pour afficher le menu
    • Cliquer sur le clavier  pour composer son mot de passe
    • Cliquer sur   pour mettre en pause

    • Cliquer sur pour raccrocher
       

  • Pour plus de détails : CONSULTER LA VIDEO
Historique des appels
  • En résumé :
    • Cliquer sur pour afficher son historique d'appel
       
  • Pour plus de détails : CONSULTER LA VIDEO