Guide d'utilisation de SYNERGIES

Création du compte

• Pour les étudiants :
  Un compte est créé automatiquement dès votre inscription administrative
• Pour les personnels ou hébergés ayant une charge d'enseignement :
  Un compte est créé lors de la saisie de votre dossier dans le système RH de l'Université

Clôture du compte

• Pour les étudiants :
  A la fin de vos études à l'UT3
• Pour les personnels ou hébergés ayant une charge d'enseignement :
  3 mois après votre départ de l'Université
   
• Passé ce délai, plus aucun service de Synergies ne sera accessible.
  • Concernant le service de messagerie :
    • Vous ne recevez plus de messages
    • Les expéditeurs reçoivent une notification leur indiquant que le message n'a pas été délivré
    • Vous ne pouvez plus accéder à votre compte
  • Concernant le service DRIVE :
    • Vous ne pouvez plus accéder à vos documents

Préparation de votre départ

• Concernant la messagerie

  Lorsque vous allez quitter l'Université :
  - pensez à positionner 2 mois avant de partir un message d'absence indiquant que votre adresse électronique prenom.nom@univ-tlse3.fr ne sera plus valide à partir du jour de votre départ
  - vous pouvez exporter votre boîte via les rubriques "préférences"  - "Importer/Exporter"- "Préférences avancées"

• Concernant le DRIVE

  Lorsque vous allez quitter l'Université vous pouvez exporter vos documents comme suit :
  Sélectionner vos documents
  Clic droit : téléchargement
  (Vidéo en cours)

Le guide d'utilisation générique de SYNERGIES se trouve sur la page suivante :
https://www.zextras-services.fr/guide-utilisation-zimbra

Une aide détaillée de SYNERGIES se trouve directement sur l'interface SYNERGIES à la rubrique "Aide produit"

L'adresse électronique est de la forme : prenom.nom@univ-tlse3.fr

Dans le cas d’homonymie la codification est de la forme prenom.nomNuméro@univ-tlse3.fr où Numéro est un n° d’ordre incrémenté en fonction du nombre d’homonymes

Le quota de votre boite aux lettres

• pour les étudiants :
  2 Go
• pour les personnels :
  10 Go

Lorsque le quota atteint 90%, le système vous notifie son futur dépassement.
Il est alors primordial de faire le tri dans votre boîte en supprimant des messages puis en vidant la corbeille.
En effet, une fois le dépassement atteint, vos messages seront rejetés
Si vous le souhaitez, vous pouvez archiver vos messages sur votre machine puis les supprimer du serveur Synergies pour libérer de l'espace.
Attention, votre archive locale n'est pas forcément sauvegardée !
Pour les "personnels", contactez votre correspondant informatique pour le savoir

BAL
Une boîte aux lettres nominative est automatiquement créée pour tout personnel et étudiant UT3

BALF
Une boîte aux lettres de fonction (BALF) est une boîte partagée entre plusieurs utilisateurs. Celle-ci est créée à la demande

• Son adresse est appelée "adresse générique" et doit être normée
  (Ex. : dsi-paost.secretariat@univ-tlse3.fr (nomdestructure.fonction@univ-tlse3.fr))
• Son quota est de 10 GO pour les personnels et 2 GO pour les étudiants
• Elle fonctionne comme n’importe quelle BAL
• Les membres peuvent la consulter depuis leur messagerie individuelle
• Tous les membres ont accès à la BAL en lecture et écriture, il faut donc instaurer des règles pour éviter les malentendus.
  Ex. : Un message supprimé par un membre de la BAL partagée, sera supprimé pour le reste des membres de la BAL
• On peut envoyer un message au nom de la BALF
  Lors de la rédaction de votre message, il suffit de choisir la BALF comme "expéditeur" :
• Pour connaitre les membre associés à cette BALF :
  • Faites un clic droit sur la BALF
  • "Editer propriétés"
• Il est également possible d'associer une signature à cette BALF
• Les demandes de création de BALF se font "par" ou "avec accord du" responsable de service via le formulaire en ligne "BALF"
  Lors des demandes de création de BALF, un propriétaire de la BALF doit obligatoirement être désigné
  NB : il peut y avoir plusieurs propriétaires
• Les membres de la BALF sont soit de simple utilisateurs soit des "propriétaires"
  • Via l'onglet SYNERGIES "Outils de gestions", les "propriétaires" peuvent :
    • Ajouter ou supprimer des membres
    • positionner un message d'absence (cette fonctionnalité est en cours de mise en place, en attendant, les demandes se font par ticket GUN)
• L'ensemble des BALFs existantes se retrouvent dans l'onglet "Contacts" - "Listes de distribution"

https://www.univ-tlse3.fr/guide-dutilisation-de-synergies-mail

Pour des raisons de sécurité (perte ou vol de votre mobile) nous vous recommandons vivement d'utiliser l'authentification indirecte via un QR Code à générer en amont depuis un autre appareil
Pour cela, suivez les étapes ci-dessous :

1- Génération d'un QR Code d'authentification

Depuis un ordinateur ou un autre appareil que votre mobile :

• Connectez-vous à https://synergies.univ-tlse3.fr en utilisant les identifiants de votre compte numérique UT3
• Une fois connecté cliquez sur : "Mail" - "Zimlets" - "Zextras Auth" :
  

  

• Une nouvelle fenêtre s'affiche
  Cliquez sur "Apps Mobiles" puis sur "Nouvelle Authentification" :
  

  

• Une nouvelle fenêtre s'affiche
  Veuillez écrire un libéllé puis cliquez sur "Créer le mot de passe"
  

  

• Une nouvelle fenêtre s'affiche avec un QR Code personnalisé
  

  

  
  Laissez cette fenêtre ouverte, vous en aurez besoin vers la fin de l'étape 2

2- Installation de l'application sur votre téléphone mobile

Depuis votre mobile allez sur Play store pour Android ou App store pour Mac :

• Téléchargez, installez puis ouvrez l’application  « Carbonio Mail » :

• Une fois l'application installée et lancée, cliquez sur "Scanner le QR Code" :
  

  

• Votre téléphone vous demande l'autorisation de prendre des photos, cliquez sur "Autoriser"
  

  

• L'écran suivant apparait
  

  

  
   
• Vous pouvez scanner le QR Code généré à l'étape 1
  

  

• Des questions vous sont posées pour savoir si vous souhaitez :
  • partager l'agenda de votre mobile
  • synchroniser les contacts de votre mobile
    A vous d'y répondre
    

    

• Vous pouvez cliquer sur "Terminer"
  

  

Nous vous conseillons vivement de plutôt utiliser le webmail ou l'application mobile CARBONIO MAIL pour consulter votre boîte aux lettres

Le webmail, accessible à l'adresse suivante : https://synergies.univ-tlse3.fr, présente les avantages suivants :

• mise à disposition de l'ensemble des fonctionnalités au travers d'une interface unique
• très simple d'utilisation
• aucune configuration à faire
• aide d'utilisation "intégrée" en cliquant sur le lien en haut à droite de l'interface
• accessible depuis n'importe où à partir du moment où on dispose d'un navigateur internet

Pour la configuration d'un client de messagerie sur ordinateur (thunderbird, outlook, mail, etc.) voici cependant les configurations nécessaires :

Nom d'utilisateur (identifiant/login)
Il s'agit de mentionner votre adresse de messagerie UT3 de la forme prenom.nom@univ-tlse3.fr

Mot de passe :
Il s'agit de celui de votre compte numérique UT3

Serveur sortant SMTP :
Serveur SMTPS : synergies.univ-tlse3.fr (port 465, SSL/TLS)

Serveur entrant POP/IMAP :

• serveur IMAPS : synergies.univ-tlse3.fr (port 993, SSL/TLS)
• serveur POPS : synergies.univ-tlse3.fr (port 995, SSL/TLS)

La section "Contacts" vous permet de créer, taguer, partager et classer dans des dossiers de votre choix vos contacts :
A VISIONNER
NB : le partage de contacts est possible uniquement avec vos collaborateurs UT3

Lors de l'envoi d'un nouveau message et depuis la zone de saisie d'un destinataire, un accès automatique en autocomplétion* vers l'ensemble des contacts est paramétré par défaut.

Ces contacts regroupent :

• l'annuaire global de l'université (GAL), à savoir les adresses de messagerie
  • des personnels
  • des étudiants
  • ainsi que celles des boîte aux lettres de fonction (BALF)
• vos éventuels contacts personnels créés en amont dans des dossiers de votre choix (via la rubrique "Contacts" puis "Nouveau contact")
• les contacts hors UT3 (non répertoriés dans la GAL) et saisis lors de l'envoi d'un message.
  Ceux-ci sont automatiquement enregistrés dans la section "Contacts" - rubrique "Personnes contactés par mail"

Ce paramétrage est défini et/ou peut être modifié dans l'onglet "Préférences" - "Contacts" :

*l'autocomplétion vous permet de limiter la quantité d'informations à saisir au clavier, en vous voyant proposer un complément qui pourrait convenir à la chaîne de caractères que vous avez commencé à taper

A VISIONNER

Ci-dessous une création d'"EVENEMENT" pour une réunion.
Les points importants sont numérotés et explicités au dessous

"Participants"

Lors de création d'un événement pour une réunion il est intéressant de saisir les adresses électroniques des participants à la réunion.
Cela permet à la fois de :

• visualiser la disponibilité calendaire de chacun des participants grâce à l'affichage des calendriers de ces participants
  

  

  
  NB : si certains participants ne sont pas disponibles sur le créneau horaire choisi ils apparaissent alors en rouge et un alerte est mentionnée
  

  

• envoyer une invitation à chacun des participants qui pourront ainsi l'accepter si souhaité et aussi (pour les collaborateurs UT3) visualiser l'événement dans leur calendrier.
  

  

  
  NB : l'option "Faire suivre", disponible depuis un clic droit sur un événement existant permet juste de transmettre l'événement par mail à un destinataire pour simple information.

 

Un participant peut être :

• un collaborateur UT3 (personnel, étudiant, invité ou groupe de personnes identifié par une boîte aux lettres de fonction (BALF)
• un collaborateur externe (hors UT3)
  Le collaborateur externe recevra une simple invitation par mail qu'il pourra accepter ou refuser.
  Il lui faudra créer son compte  (login et mot de passe A NE PAS OUBLIER) pour ensuite pouvoir visualiser le lien de l'événement en cliquant dessus depuis le mail
  NB : N'ayant pas accès à SYNERGIES, il ne pourra  cependant pas visualiser l'événement dans le calendrier

"Public/Privé"
Les événements marqués en "privé" ne seront pas vus par vos collaborateurs.
Seul le créneau horaire de cet événement sera mentionné, selon l'affichage choisi, comme "Occupé", "Libre", "A confirmer", etc.

"Rappel"
Si vous positionnez un rappel, vous recevrez une notification écran.
Vous pouvez également recevoir une notification mail en cochant l'option "Mail"

"Affichage"
Vous pouvez associer à chaque événement un des libellés suivant :

Celui-ci permettra à vos collaborateurs de connaître l'état de vos éventuelles disponibilités

"Calendrier"

• Si vous avez plusieurs calendriers, il vous faut choisir le calendrier de rattachement adéquat pour chacun de vos événements
  
• Si vous êtes membre d'une boite aux lettres de fonction (BALF), vous pouvez déposer des événements directement dans le calendrier de cette BALF ???selon les droits ?
• Si vous ne souhaitez pas qu'un de vos calendrier soit visible en terme de disponibilité, il vous faut le paramétrer comme suit :
  Depuis le calendrier concerné :
  • Clic droit - Editer les propriétés
  •  

Le partage d'un calendrier se fait via "clic droit" sur le calendrier concerné
Vous pouvez ensuite choisir à qui et avec quels droits éventuels vous souhaitez partager le calendrier selon les paramètres proposés suivants :

A VISIONNER
 

DRIVE permet l'édition collaborative et le stockage de document

A VISIONNER

Comment partager dans DRIVE

1- Définir l'objet (document ou dossier) à partager

Pour cela : "Clic droit" sur l'objet souhaité "Editer les partages"

2- Choisir ses collaborateurs
 

• Cas de collaborateurs UT3
  NB : Sont considérés comme collaborateurs UT3 les personnels, les étudiants et les invités UT3
  
  En vous appuyant sur l'image suivante :
  

  

  
  vous pouvez sélectionnez vos collaborateurs UT3 comme suit :
  • Taper l'adresse électronique de votre collaborateur
  • Définissez les droits que vous souhaitez lui conférer
  • Cliquez sur "+" pour l'ajouter
  • Répéter l'action autant de fois que vous avez de collaborateurs
    NB :
    • si vos collaborateurs appartiennent à un groupe, taper l'adresse électronique du groupe correspondant
    • vos collaborateurs verront ces objets dans la rubrique "Eléments partagés avec moi" de l'ongle DRIVE de SYNERGIES
  • Vous pouvez également leur transmettre un lien comme suit :
    • "Clic droit" sur :
      

      

    • "Partager le lien par email"
      NB : seuls les collaborateurs UT3 sélectionnés en amont pourront voir le document
      
       
• Cas de collaborateurs non UT3
  NB : Dans le cas de collaborateurs externes (non UT3), seul un téléchargement pour une lecture des documents partagés sera possible.
   
  • Cliquez sur "Générer le lien"
    

    

    
    
    Un lien s'affiche
    
    En vous appuyant sur l'image suivante :
    

    

    
    vous pouvez transmettre ce lien à vos collaborateurs externes (non UT3) comme suit :
    • "Rendre le lien public"
    • "Créer un mot de passe"
      NB : cette étape n'est pas obligatoire mais permet de sécuriser vos documents. Pour plus de sécurité, pensez à transmettre ce mot de passe (que vous pouvez modifier si souhaité) par oral ou par un mail indépendant du lien que vous allez transmettre à l'étape suivante
    • "Partager le lien par email
      
      
      
       

 

TEAM permet la messagerie instantanée et webconférence :
A VISIONNER

• La gestion des groupes permet de créer, mettre à jour et supprimer des groupes
• Vous pouvez créer jusqu'à 50 groupes.
  NB : avant toute création de groupe, penser à utiliser les groupes institutionnels déjà créés par l'établissement ou par vos services.

La gestion des préférences des BALFs permet aux propriétaires des BALFs de :

• mettre à jour les membres
• mettre en place un message d'absence (Cette option est en cours de déploiement. En attendant les demande de mise en place de message d'absence se font via un ticket GUN)